Découvre les meilleurs conseils de Cal Newport, expert en productivité et auteur du best seller Deep Work, pour résister à la tyrannie des e-mails.

Productivité : stop à la tyrannie des e-mails

Temps de Lecture : 8 minutes

Tu en as marre de vérifier ta boite mail toutes les 5 minutes ? Tu trouves que tu reçois trop d’e-mails ? Envie de redevenir maître de ton temps ?

Découvre les meilleurs conseils de Cal Newport, expert en productivité et auteur du best seller Deep Work, pour résister à la tyrannie des e-mails.

Les journées ne faisant que 24 heures, quand tu es freelance, blogueur, solopreneur ou entrepreneur, la gestion du temps devient vite un enjeu primordial pour la survie de ton business.

Après avoir entendu beaucoup de personnes recommander Deep Work de Cal Newport, j’ai franchi le cap et je dois dire que je n’ai vraiment pas été déçu.

Le livre se décompose en deux grandes parties :

  • Pourquoi le deep work est si important ?
  • Des conseils pratiques et immédiatement actionnables pour atteindre ce niveau de deep work.

Avant que j’oublie, tu peux aussi découvrir :

OK Guillaume et c’est quoi le deep work ?

L´habileté à rester concentré ou deep work en anglais, est l’une des compétences les plus précieuses qu’une personne puisse apporter à son travail.

Cal Newport

Deep work et productivité

Le concept de Deep Work ou travail en profondeur en français permet de développer des atouts précieux, des idées innovantes, et une productivité inégalable.

On lutte tous contre l’agitation que nous apportent internet, les réseaux sociaux, Youtube, Netflix…

Travail superficiel vs Travail en profondeur

Cal Newport qualifie de travail superficiel : les tâches qui ne demandent pas trop de concentration.

Attention : elles peuvent vite envahir notre emploi du temps et représenter plus de 70 % de notre emploi du temps.

Elles nous détournent de l’essentiel et nuisent considérablement à notre productivité.

Par exemple, l’objectif prioritaire d’un écrivain est d’écrire des livres, d’un blogueur d’écrire des articles, d’un musicien de jouer de la musique…

Cal Newport nous conseille de ne jamais dépasser le ratio :

  • 70 % de travail superficiel,
  • 30 % de travail en profondeur.

Comment suivre son temps ?

Pour « tracker » ton temps, je te conseille la version gratuite de l’application Toggl qui fait très bien le travail.

Elle te permettra de mesurer facilement le temps que tu passes sur chaque tâche dans une journée.

Pour en savoir plus :

OK et comment je fais pour résister à la tyrannie des e-mails ?

Déjà, j’espère que je ne t’apprends rien en te disant que répondre à tous tes e-mails peut rapidement être très chronophage.

Tu t’es déjà demandé combien de temps tu passais à répondre à tes e-mails chaque jour ? Chaque semaine ? Chaque mois ?

Bref, je t’épargne ce chiffre, je n’ai pas envie de te faire peur.

#1 Créer des blocs de temps

Pour booster ta productivité, Cal Newport nous conseille de découper notre journée en blocs de temps et d’éliminer systématiquement le multitâche.

Par exemple, tu te dis que tu regardes tes mails uniquement deux fois par jour, le matin de 11h30 à 12h00 et l’après-midi de 15h30 à 16h00.

Créer des blocs de temps te permet de reprendre le volant de ton emploi du temps et de lutter efficacement contre la tyrannie de l’immédiateté incarnée par les :

  • E-mails,
  • Notifications des réseaux sociaux,
  • Notifications de ton téléphone,
  • Messageries instantanées…

#2 Faire en sorte que les personnes qui t’envoient un e-mail fassent un effort supplémentaire

Faire en sorte que l’expéditeur de l’e-mail fasse un effort supplémentaire consiste souvent à mettre en place l’une de ses trois mesures :

  1. Filtre expéditeurs,
  2. FAQ,
  3. Demander un engagement de l’expéditeur.

Mettre en place un filtre d’expéditeurs

Cal Newport nous conseille de mettre en place un filtre d’expéditeurs sur ta boite mail du type :

« Si vous avez une offre, une opportunité ou une présentation susceptibles de rendre mon existence plus intéressante, envoyez-moi un e-mail à l’adresse …. . Pour les raisons mentionnées ci-dessous, je ne répondrai à ces propositions que si elles collent à mon emploi du temps et sont en adéquation avec mes centres d’intérêt. »

Avantages du filtre d’expéditeurs
  1. Éliminer les tâches chronophages.
  2. Redéfinir les attentes, « que si elles collent à mon emploi du temps et sont en adéquation avec mes centres d’intérêt. »

On supprime cette convention sociale, selon laquelle tu dois répondre à tous les messages.

Ta boite de réception devient alors une collection d’occasions à laquelle tu peux jeter un coup d’œil quand tu as un peu de temps, en quête des causes et contenus pour lesquels il est sensé de t’engager.

Petit bonus, cela donne encore plus de crédit quand tu réponds.

Créer une FAQ (Frequently Asked Questions)

Si tu es blogueur, e-commerçant, tu peux mettre en place une FAQ sur ton site internet.

Une bonne FAQ se base sur des sources d’information qualifiées. Elle complète utilement les contenus de ton site.

Une FAQ optimisée permet d’offrir à tes prospects et tes clients un premier degré de réponse à leurs questions.

En plus, la FAQ te soulage d’un certain nombre de demandes entrantes basiques. Tu peux ainsi te concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (Deep Work).

Pour en savoir plus :

Comment créer une FAQ efficace?

Demander un engagement de l’expéditeur

Cal Newport nous donne un exemple à adapter :

  1. Je ne pose pas à X une question dont je pourrais trouver la réponse sur Google en moins de 10 min.
  2. Mon message n’est pas un spam comportant une demande générique copiée-collée destinée à promouvoir une activité sans rapport avec mon métier.
  3. Je ferai une bonne action envers un inconnu si je réponds dans les 24 heures. 

Un conseil simple et efficace, comme je les aime.

#3 En faire PLUS lorsque tu envoies ou que tu réponds à un e-mail

Par exemple, prends cet e-mail classique :

« C’était génial de se voir hier soir. J’adorerais que l’on reparle de certains thèmes que l’on a abordés. On prend un café ? »

Cet exemple parmi tant d’autres doit certainement te rappeler quelque chose.

Ce sont des mines anti-productivité potentielles.

La façon dont tu vas y répondre aura un impact significatif sur le temps et l’attention que nécessite la conversation qui s’ensuit généralement.

Comment gérer les e-mails interrogatifs ?

Les e-mails interrogatifs incitent à répondre immédiatement pour pouvoir le faire disparaître rapidement de ta boite de réception.

A court terme, une réponse rapide nous soulage car tu renvoies la responsabilité inhérente du message à l’expéditeur.

Malheureusement, le répit est souvent de courte durée car cette responsabilité passe à de nombreuses reprises de l’un à l’autre minant en permanence ton attention et ton temps.

Face à une question de ce type, Cal Newport nous recommande de nous poser un moment pour réfléchir, avant de répondre à l’aide des éléments suivants :

  1. Quel est le projet associé à ce message ?
  2. Quel est le processus le plus efficace en matière d’e-mails générés pour que ce projet soit mené à bien avec succès ?

Une réponse centrée sur le processus

Une fois que tu as répondu à ces deux questions, plutôt que de privilégier une réponse rapide, je te conseille plutôt une réponse qui :

  1. Décrit en détail le processus identifié,
  2. Met en lumière la phase en cours,
  3. Insiste sur la phase suivante.

Cette approche centrée sur le processus te permet de minimiser le nombre d’e-mails reçus et de booster ta productivité.

Dans notre exemple du café, cela donnerait :

« Je suis partant pour prendre un café. Retrouvons-nous au café X, rue de la république à Lyon. J’indique ci-dessus les deux jours de la semaine prochaine qui me conviendraient. Pour chaque jour, j’ai mentionné trois horaires. Si l’un de ces jours et l’une de ces heures te conviennent, dis-le moi. Je te dirai ce qu’il en est pour moi. Si aucune de ces dates et de ces heures ne te va, appelle-moi au numéro indiqué ci-dessus et nous trouverons une date qui colle. »

Au lieu de passer cinq ou six e-mails pour cette demande, tout est traité en deux e-mails. Efficace, non ?

#4 Ne pas (toujours) répondre

Dans Deep Work, Cal Newport nous initie au tri professoral.

Le principe : ne réponds pas à un e-mail s’il présente l’une des caractéristiques suivantes :

  1. Il est ambigu ou ne te permet pas de rédiger une réponse valable.
  2. La question ou la réponse ne t’intéresse pas.
  3. Il ne se passera rien de bon si tu réponds ou rien de mal si tu ne réponds pas.

Attention : il existe de nombreuses exceptions qui coulent de source.

Exemples : mail du PDG, mail d’un client important…

Alors oui, tu romps avec la convention sociale de « répondre par défaut ».

Par contre, l’avantage est que tu envoies moins d’e-mails et que tu ignores ceux difficiles à traiter. Tu réduis ainsi significativement l’emprise que ta boite de réception a sur ton attention et tu boostes ta productivité.

Comment le disait ma grand-mère, la vie est faite de choix.

A retenir (et à partager) sur comment résister à la tyrannie des e-mails et booster ta productivité

Productivité et gestion du temps : infographie sur comment résister à la tyrannie des e-mails.
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Le savais-tu ? Chaque article me prend entre 3 et 4 heures de travail, soit 31,32€ au SMIC horaire net. Je m’en fiche royalement car j’ai pris beaucoup de plaisir à écrire cet article pour toi. Pour m’encourager, laisse-moi un petit commentaire sur cet article et partage-le avec un ami qui a envie de s’améliorer dans la gestion du temps. Cela ne te prendra que quelques secondes et cela me fera extrêmement plaisir. En plus, cela aidera mon site a être mieux classé dans Google.

Guilaume Servos

A toi, comment fais-tu pour résister à la tyrannie des e-mails et booster ta productivité ?

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