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S’organiser au travail quand tu es freelance est compliqué : urgences, emails, projets clients, réseaux sociaux, flux constant de nouvelles tâches…

Cela fait maintenant 3 ans et demi que je me suis lancé comme freelance. J’ai très vite compris que, sans une organisation robuste, cela allait être compliqué.

J’ai donc beaucoup lu sur le sujet (articles de blog, newsletters et livres). Je suis un grand adepte du deep work de Cal Newport, des blocs de temps (time blocking) et de Trello.

Je me suis également beaucoup inspiré de la méthode GTD de David Allen que j’ai un peu personnalisée.

Alors, comment garder le contrôle de son agenda ?

Comment définir ce qui est prioritaire quand tout semble important ? Et comment rester organisé dans le temps ?

Dans cet article, je partage mes principes fondamentaux pour s’organiser au travail et les outils qui m’ont facilité la vie.

Spoiler alerte : nous sommes tous différents et je crois que c’est à chacun de se forger sa propre organisation en tenant compte de sa personnalité, de ses qualités, de ses défauts et des différentes méthodes d’organisation.

Avant que j’oublie, tu peux également découvrir mes interviews avec :

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S’organiser au travail quand tu es freelance est compliqué : urgences, emails, projets clients, réseaux sociaux, flux constant de nouvelles tâches...

S’organiser au travail : mes 5 principes fondamentaux

Avant de rentrer dans le détail, je n’ai rien inventé et comme je le disais plus haut, j’ai JUSTE repris des grands principes qui ont fait leurs preuves en les mettant à ma sauce personnelle.

Je pose ça sur la table et après, c’est à toi de prendre les choses en main.

PS : je ne crois pas aux méthodes magiques. Je crois juste au pouvoir de la régularité, de la discipline et de l’immersion (capacité à se concentrer sur une seule tâche).

#1 Prends l’habitude de tout noter

Le 1er principe pour m’organiser au travail est de prendre l’habitude de tout noter, mes tâches, mes idées, mes rendez-vous, les choses auxquelles je pense…

Par exemple, dans mon Trello, j’ai des tableaux pour :

  • Mes tâches quotidiennes récurrentes (articles de blog, newsletter, gestion des réseaux sociaux…),
  • Les tâches entrantes non récurrentes en filtrant avec la méthode GTD,
  • Mon blog,
  • Les contenus et les ressources qui m’inspirent,
  • Mon calendrier de diffusion sur Pinterest,
  • Mes clients,
  • Le SEO de mon blog,
  • Mes objectifs annuels,
  • Mes outils…
S'organiser au travail :: mes tableaux Trello
Extrait des tableaux de mon Trello

Pour moi, cela représente le meilleur moyen de réduire ma charge mentale et de limiter l’effet Zeigarnik.

La charge mentale et l’effet Zeigarnik

La charge mentale regroupe l’ensemble de ce que tu ressens quand tu as beaucoup de choses à faire et à penser (coucou l’effet Zeigarnik).

Pour information, l’effet Zeigarnik représente cette tendance que nous avons à mieux nous souvenir des tâches inachevées que de celles que nous avons déjà réalisées.

Tant que tu ne réaliseras pas cette tâche, elle va encombrer ton esprit et te préoccuper.

Dans mon cas personnel, je suis hyper sensible à l’effet Zeigarnik, cela peut vraiment m’empêcher de dormir et rapidement tourner à l’obsession.

La solution : tout noter

En notant tout, non seulement tu y verras nettement plus clair, mais tu seras également sûr de ne rien oublier.

PS : j’ai tendance à être distrait (coucou chérie) !

Pour l’anecdote, j’ai réglé une alarme sur mon téléphone qui me fait penser que je dois aller chercher mon fils Théo à l’école et elle m’a plusieurs fois sauvé la vie.

Bref, chaque fois que quelque chose de nouveau arrive au cours de la journée (tâche, projet, sollicitation…), prends l’habitude de le noter dans un carnet (ou une application).

Tu pourras le traiter plus tard et surtout, tu sais que qu’il ne se perdra pas dans les méandres de ton cerveau.

Bref, tout est bon pour alléger ta charge mentale !

#2 Priorise tes tâches (s’organiser au travail)

Pour bien t’organiser au travail,

  1. Garde toujours en tête tes priorités,
  2. Identifie les 20 % de tâches qui t’apportent 80% des résultats,
  3. Concentre-toi dessus avant tout le reste.

Par exemple, tous les matins avant de commencer ma journée de travail, je note sur mon carnet les 3-4 tâches que je dois ABSOLUMENT faire dans la journée et la tâche ultra prioritaire du jour.

Guillaume Servos

Une fois que tu les as clairement identifiées, travaille dessus en priorité. Si de nouvelles tâches arrivent entre-temps, note-le quelque part et finis ce que tu as commencé.

Une fois que tes tâches prioritaires sont terminées, tu dois décider de ce que tu veux faire des nouvelles tâches que tu as notées.

Mon conseil : cherche toujours à terminer ce qui est prioritaire avant de te lancer dans quelque chose de nouveau.

Par exemple, tu peux utiliser la matrice d’Eisenhower pour gérer tes priorités.

Exemple de matrice d'Eisenhower avec Trello pour s'organiser au travail :

#3 Planifie comme un pessimiste

Quand nous planifions, nous avons souvent tendance à être TROP OPTIMISTE.

Par exemple, tu estimes qu’en une journée, tu auras le temps de faire 6 réunions, de répondre à tous tes emails, d’écrire 2 articles de blog, de créer 10 épingles pour Pinterest…

Et puis, rien ne se passe VRAIMENT comme prévu. Les réunions s’éternisent. Les imprévus et les tâches te prennent plus de temps que tu ne le pensais.

Au final, tu n’as jamais le temps de tout faire et tu finis souvent par n’accomplir que le 1/4 de ce que tu voulais.

Plutôt que d’être trop optimiste au moment de planifier, sois PESSIMISTE.

Pars du principe que rien ne se passera JAMAIS comme prévu et bloque-toi 1h en fin de journée ou une 1/2 journée par semaine où tu ne planifies rien et qui servira à gérer ces imprévus.

En plus, si ta journée se passe sans accroc, tu pourras t’en servir pour prendre de l’avance sur tes tâches du lendemain.

Bref, cette heure par jour ou cette 1/2 journée te permettra d’amortir les imprévus et de garder les choses sous contrôle.

#4 Découpe ton temps en blocs de travail ininterrompu (s’organiser au travail)

S’il y a bien une chose à bannir au travail, c’est le multitâche.

Le multitâche nous empêche de nous concentrer pleinement sur nos tâches, il nous fait perdre du temps et nous fait faire plus d’erreurs.

Pour être VRAIMENT efficace et organisé,

  1. Travaille en blocs de temps ininterrompu.
  2. Définis des moments au cours de la journée pendant lesquels tu te concentres sur 1 seule tâche à la fois sans te laisser interrompre (coucou le mode avion de ton téléphone). 

#5 Prends des pauses régulières

Tu penses que prendre des pauses est une perte de temps et que le temps que tu passes en pause est du temps que tu ne passes pas à travailler.

Détends-toi, les pauses sont nécessaires.

Elles restent même indispensables pour être plus efficace au travail.

PS : si tu travailles sans interruption, tu t’épuiseras plus rapidement.

Ma semaine de freelance

Dans mon cas, je travaille entre 3-4 heures le matin, je prends 1 heure de pause à midi et j’enchaine sur 3 heures l’après-midi avant d’aller chercher Théo à l’école à 16h10 (à cause du COVID).

Après, je m’occupe de lui le reste de l’après-midi. J’en profite pour écouter des podcasts (merci mes oreillettes Bluetooth) et j’essaie de caler ma veille sur Feedly (15 min) quand ma femme rentre de sa journée de travail.

Le soir, je lis 1 heure quand il est endormi.

Je travaille du lundi au samedi.

Le samedi matin représente ma 1/2 journée tampon où je fais tout ce que je n’ai pas pu faire dans la semaine. Il m’arrive de temps en temps de déborder sur le samedi après-midi.

Par contre, je m’interdis de travailler le dimanche, sauf si évidemment pour une raison ou une autre je n’ai pas pu travailler le samedi.

Voilà, tu connais mes grands principes d’organisation au travail et si, maintenant, on passait aux outils ?

S’organiser au travail : mes outils indispensables

Au niveau des outils, j’essaie d’être le plus minimaliste possible.

Evidemment, je me tiens informé des nouveautés, mais j’essaie de ne pas succomber au syndrome de l’objet brillant (être constamment attiré par la nouveauté).

Bullet journal + Trello pour organiser mes tâches

Pour organiser mes tâches professionnnelles, j’utilise :

  1. Un bullet journal où je note mes 3-4 tâches prioritaires du jour + diverses notes,
  2. Trello en créant plusieurs tableaux, avec plusieurs listes, plusieurs notes et des codes couleurs en fonction des tableaux.

Après, rien ne t’empêche de tester :

  • Todoist (gestionnaire de tâche minimaliste et simple d’utilisation),
  • TickTick (application similaire à Todoist),
  • Asana (gestionnaire pour gérer le travail en équipe),
  • Notion (tout en 1 ultra puissant).

Pour l’instant, mon organisation me convient et je ne ressens pas le besoin de la changer.

Trello pour prendre des notes (s’organiser au travail)

Quel que soit ton travail, tu vas souvent être amené à prendre des notes, que ce soit des notes en réunion, en rendez-vous, quand tu as des idées, quand tu réfléchis…

Maintenant la question est : où stocker toutes ces notes ?

Pendant longtemps, j’ai utilisé Evernote, mais j’avais du mal à bien classer mes notes et, au final, cela avait tendance à faire un peu doublon avec Trello.

J’adore le côté visuel de Trello avec les tableaux, les listes et les cartes.

Du coup, j’ai tout rapatrié sur Trello et, depuis, ma vie pro se porte beaucoup mieux.

Trello + Google Agenda pour planifier

Pour moi, une bonne organisation au travail passe également par une bonne planification des tâches, des rendez-vous, des évènements…

Pour cela, j’utilise :

  1. Trello et sa vue en calendrier,
  2. Google Agenda.
Avant et après la vue en calendrier de Trello
Avant
La vue en calendrier de Trello
Après

J’ai aussi synchronisé Trello avec Google Agenda pour bien gérer la gestion des tâches et la prise de rendez-vous.

Pendant longtemps, j’ai même utilisé uniquement Trello, mais bon, il s’avère que Google Agenda est ultra pratique pour la gestion des rendez-vous (invitation, lieu, Google Meet, anniversaires…).

Pour en savoir plus :

Toogl + Quality Time pour analyser le temps passé

Pour améliorer son organisation au travail, tu dois également analyser la manière dont tu investis ton temps et ton énergie.

Ainsi, tu auras une idée précise (et réelle) sur le temps passé sur telles ou telles tâches et tels ou tels projets, mais aussi combien de temps tu passes à te laisser distraire ou à faire tels ou tels trucs improductifs.

Personnellement, j’utilise :

  1. Toggl pour le professionnel et le loisir,
  2. Quality time pour le suivi de la consommation d’applications sur mon smartphone.

Utilisation de Toggl

J’utilise Toggl pour mesurer le temps que je passe sur les différentes tâches de mon activité de freelance et aussi pour le côté loisir (lecture, Netflix, télévision).

Je classe chaque tâche dans différents projets.

Les rapports Toggl pour mon activité de freelance
Côté travail
Les rapports Toggl pour mes loisirs
Coté loisirs

Tu déclenches le chronomètre pour chaque tâche et l’application mobile est également ultra pratique.

En plus, tu peux avoir des rapports très visuels et très bien faits en fonction de l’échelle de temps recherché, de la tâche, du projet…

Pendant très longtemps, je suis resté sur la version gratuite qui me donnait entière satisfaction.

Depuis décembre (2020), je suis passé sur la version payante. J’ai estimé que je pouvais payer pour une application d’une telle qualité.

Après, par rapport à mon utilisation et pour être honnête, je n’ai pas vu de réelle différence.

Les rapports Toggl

Pendant longtemps, je suivais le côté loisir (lecture, Netflix, télévision) avec Clockify et cela faisait très bien le travail aussi.

Utilisation Quality Time

Au niveau de l’analyse de ma consommation d’applications de mon smartphone, j’utilise Quality Time.

L’appli fonctionne en tâche de fond et mesure automatiquement le temps passé sur chaque application. En moyenne, je le consulte 1 à 2 fois par mois et j’ai souvent de grosses surprises.

Mon utilisation Quality Time : usage journalier
Utilisation journalière
Mon utilisation Quality Time : utilisation hebdomadaire
Utilisation hebdomadaire

A retenir (et à appliquer)

S’organiser au travail peut être compliqué quand tu es freelance et que ta liste de tâches s’allonge de jour en jour. Pour garder les choses sous contrôle, garde en tête les principes suivants :

  • Prends l’habitude de tout noter,
  • Priorise tes tâches,
  • Planifie comme un pessimiste,
  • Découpe ton temps en blocs,
  • Prends des pauses régulières.
S’organiser au travail quand tu es freelance est compliqué : urgences, emails, projets clients, réseaux sociaux, flux constant de nouvelles tâches...
Infographie s’organiser au travail : mon organisation de freelance

Pour en savoir plus, je te conseille le très bon article de Gatien Guemas (Top 17 des logiciels pour les microentrepreneurs).

A toi, quels sont tes grands principes pour t’organiser au travail ? Des outils à recommander ?

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